خطوات فعالة تمكنك من تحديد محاور العمل

يعد تحديد محاور العمل أحد أقدم وأهم التحديات في مكان العمل. نظرًا لأن المهام التي يتعين عليك إكمالها تتراكم ، فقد لا تعرف ما الذي يستحق اهتمامك وجهدك أولاً ، مما قد يؤدي إلى التوتر والتوتر ، مما قد يجعلك غالبًا غير قادر على تحقيق أي شيء. لذلك ، يجب أن تلتزم بنظام واضح يسمح لك بالتحكم في عملك دون إعطاء الأولوية لإحدى المهام. لكن كيف يمكنك فعل هذا؟

 أهمية تحديد محاور العمل

تتمتع القدرة على تحديد محاور العمل بالعديد من الفوائد ، ليس فقط في حياتك المهنية ، ولكن أيضًا من الناحية النفسية وفي الحياة. تشير الإحصائيات إلى أنك إذا أمضيت عشر دقائق فقط في تحديد أولويات بداية اليوم ، فستوفر ساعتين في اليوم! أهمية تحديد الأولويات هي:

1- التوازن بين العمل والحياة

يمكن أن يؤدي تحديد محاور العمل إلى تسريع الإنجاز ، بحيث يكون لديك المزيد من الوقت للقيام بأنشطة أخرى أو الراحة لتجديد الطاقة بدلاً من العمل لساعات طويلة. يساعد هذا على تحقيق التوازن بين الحياة وقضايا العمل ويمنع الموظفين من الانغماس في العمل معظم اليوم والتسبب في الإرهاق. بالإضافة إلى ذلك ، بمرور الوقت ، ستصبح مهمة تحديد الأولويات مهارة يمكنك تطبيقها على جميع جوانب حياتك.

2- تقليل التوتر مع تحديد محاور العمل

إن وجود العديد من المهام وعدم القدرة على أداؤها وفق استراتيجيات معقولة سيزيد من عبء العمل ، ومعه الإرهاق والتوتر الناجم عن عدم القدرة على إنجاز المهام المطلوبة. من ناحية أخرى ، فإن تحديد أولوياتك سيمكنك من العمل الجاد لتحقيق النتائج المرجوة دون خلق ضغط نفسي يعيق عملك.

3- زيادة إنتاجيتك مع تحديد محاور العمل

عندما اقوم بـ تحديد محاور العمل قبل بدء العمل ، يمكنك زيادة التركيز وتقليل الإلهاء والارتباك من خلال تخصيص وقتك لأهم الأشياء بدلاً من أي شيء آخر ، مما يزيد من كفاءة وفعالية جهودك ، وليس عبثًا ، وذلك للحصول على أفضل النتائج. بالإضافة إلى ذلك ، أدت زيادة الإنتاجية إلى تحسين سمعة الموظف في بيئة العمل وزيادة فرصه في تسلق السلم الوظيفي وتحقيق أهدافه المرجوة.

4- الإدارة السليمة للوقت

تحديد الأولويات وإدارة الوقت هما مصطلحان وثيقان الصلة. اعلم أولاً ما هو الأهم وما الذي يستحق مجهودك ، فهذا يجعله أولوية في يوم عملك ، حتى تتمكن من إدارة وقتك بنجاح دون إضاعة تفكير فارغ أو جهود لا طائل من ورائها! من خلال توجيههم على الطريق الصحيح ، سيضمن ذلك استثمار وقتك وطاقتك بشكل فعال.

كيفية تحديد محاور العمل

تحديد محاور العمل ليس بالمهمة السهلة ، فبسبب التوتر والانشغال يميل الناس إلى تجاهله عند العمل. لحسن الحظ ، يمكنك تدريب نفسك بخطوات بسيطة تجعل التنفيذ ممتعًا:

1- قائمة بجميع المهام المطلوبة

يأتي التحديد الفعال للأولويات من معرفة كل ما تحتاج إلى إنجازه ، ومنح نفسك صورة كاملة وواضحة ، ويمكنك تحليلها دون أن تنسى أي شيء. تأكد من كتابة حتى أكثر المهام العادية وأخذها في الاعتبار. من الجيد أيضًا تضمين المهام الشخصية التي قد تؤدي إلى مقاطعة ساعات عملك ، حيث يمكن أن يكون لها تأثيرات تستغرق وقتًا طويلاً.

شاهد أيضاً: جين رانك وشرح أفضل أداة لكتابة محتوى بالذكاء الاصطناعي وباللغة العربية

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن توفر قائمة المهام الخاصة بك معلومات واضحة وكاملة حول المواعيد النهائية لكل مهمة. سيساعدك هذا في التخطيط بناءً على هذه المهام. يعد تحديد الأولويات في الخطة أمرًا ضروريًا للتوصل إلى خطة ناجحة. إذا لم تكن هناك مواعيد نهائية رسمية لبعض المهام ، فيرجى محاولة تحديدها بنفسك ، لأن الفشل في تنفيذها سيؤدي إلى تأخيرات وتأخيرات.

2- قم بتمييز الأهم أولاً

من المهم جدًا فهم الفرق بين الأهم والأكثر أهمية في العمل. يوصى بفرز المهام حسب الأهمية والإلحاح. يتم ذلك عن طريق تصنيف كل مهمة وفقًا للفئات الأربع التالية وفقًا لمصفوفة ترتيب الأولوية:

هناك طريقة أخرى لتحديد الأولوية تسمى طريقة المهمة الأكثر أهمية (MIT). تتضمن هذه الإستراتيجية إنشاء قائمة يومية منفصلة تحتوي فقط على عدد معين من المهام لإكمالها في ذلك اليوم ، بالإضافة إلى تواريخ الاستحقاق. عند إعداد هذه القائمة ، ضع في اعتبارك المهام التي لها أكبر تأثير على النتيجة النهائية.

3- مهمة تجنب الخلافات و تحديد محاور العمل

عندما لا تكون المهام التي تتعامل معها صعبة أو تتطلب تركيزًا كاملًا ، فإن إدارتها تكون سهلة نسبيًا. ولكن مع زيادة الصعوبة ، تصبح مهام الإدارة والإكمال الصحيح للمهام فوضوية ، مما يؤدي إلى انخفاض في الأداء وجودة النتائج. لذلك ، فإن تجنب المهام المزدوجة أو المتزامنة والتعامل مع كل مهمة على حدة هو محور الاهتمام الرئيسي ، مما يجعل عقلك بعيدًا عن أي مشتتات أخرى تستهلك عقلك.

4- ضع في اعتبارك الجهد المبذول في كل مهمة

بعد أن تكتب قائمة مهام طويلة وثقيلة ، فإن التحديق فيها قد يجعلك تشعر بالتوتر ، وقد يتأخر بسبب الخوف من مواجهة الضغط المحتوم. يمكن التغلب على هذا من خلال تقدير الجهد المبذول في كل مهمة ، مما يساعدك على اختيار المهمة التي تناسب طاقتك الحالية ، طالما أن التوقيت ليس مشكلة كبيرة. يمكنك أيضًا البدء بالمهام التي تتطلب أقل وقت وطاقة وإكمالها بسرعة ، مما يمنحك إحساسًا بالإنجاز ويدفعك للعمل الجاد.

5- مرن وقابل للتكيف | تحديد محاور العمل

يوصى دائمًا بالتخطيط بمرونة ، فمن المحتمل أن تتغير أولوياتك بمرور الوقت ، لذا خطط لما هو غير متوقع وخصص وقتًا لأي أشياء غير متوقعة وغير متوقعة في جدولك. بغض النظر عما تضيفه أو تزيله منه ، يمكنك دائمًا الخروج بقائمة مناسبة ، والمهم أنها تتضمن أولوياتك اليومية.

6- تجنب الملهيات | تحديد محاور العمل

مفتاح الإنجاز هو التركيز على ما تفعله. سيشتت انتباهك عن العمل الذي تقوم به. لذلك ، لم تكتمل في الوقت المحدد ، مما سيؤدي إلى عدم توازن جدولك الزمني ووقتك. سيؤثر هذا على جميع المهام بعد المهمة الحالية! لذا حاول أن تخلق بيئة عمل مناسبة ، بحيث يمكنك التركيز على عملك بكل إخلاص ، وتدعك تنهي العمل كما هو مخطط له ، وبعد ذلك ستحصل على قسط جيد من الراحة والرضا عن العمل الجاد.

7- اعرف أهدافك | تحديد محاور العمل

يبدو أن تحديد أولويات المهام طريقة فعالة لإدارة الوقت ، ولكنها ضرورية لتحقيق أهداف كبيرة طويلة الأجل! تساعدك معرفة أهداف وظيفتك أو ما تريد تحقيقه على تحديد المهام الأكثر صلة بالنتائج المرجوة في المستقبل. يتم تحقيق ذلك من خلال تقسيم الأهداف الكبيرة ، أي تحديد هدفك السنوي كهدف شهري ، وأخيراً تحقيق الهدف الذي تريده ، وجعل هدفك الشهري قائمة مهام أسبوعية ، ثم تصبح الأولوية التي يجب أن تعمل بجد كل يوم مهم.

هذا التفكير بعيد المدى شامل وفعال في إتقان الأولويات ، لأنه يجعلك تدرك قيمة كل مهمة تقوم بها ويتجنب المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً لملء يومك. من المهم أن تضع الهدف النهائي في الاعتبار. اسأل نفسك أسئلة موجهة نحو الهدف لمساعدتك في تحقيق أهدافك ، مثل:

1. ما هي المهام التي لها أكبر تأثير على المحصلة النهائية؟
2. ما الذي يمكنني فعله اليوم لدفعني نحو هذا الهدف؟

8- كن واقعيا | تحديد محاور العمل

بعد تحديد محاور العمل  وتحديد أولويات تقديراتك ، يرجى المراجعة والتأكد من أن درجاتك ومهامك تتوافق مع يومك وتسمح بوقتك والمشكلات الأخرى في حدود قدراتك. لا تزعج نفسك كثيرًا لدرجة أنك لا تستطيع إكمال الخطة ، فهذا سيجعلك تشعر بالإحباط ، حتى لو كان كل ما عليك فعله هو تضمين عدد معقول من المهام. خذ نفسًا عميقًا وركز على الشيء الرئيسي باعتباره نقطة انطلاق.

9- تحقق من قائمة تحديد محاور العمل الخاصة بك بشكل متكرر

يجب عليك التحقق من قائمة تحديد محاور العمل بشكل متكرر ، بهدف استعادة السيطرة والانتباه لمتابعة المشكلات المهمة والمواعيد النهائية بسرعة ، وكذلك التفكير فيما إذا كنت بحاجة إلى إعادة الترتيب أو الإضافة إلى القائمة والتعديل وفقًا لذلك. يمكن استخدام هذه الإستراتيجية كتذكير بالعمل والتقدم كما هو مخطط له.

أخيرًا ، بغض النظر عن مدى جودة أولوياتك وجداول تحديد محاور العمل ، يكاد يكون من المستحيل تجنب كل العقبات والتدخلات التي لا تسمح لك أحيانًا بتحقيق كل شيء في القائمة. ما دمت تواصل العمل الجاد لإكمال العمل في الوقت المحدد وتحقيق النتائج المتوقعة ، فسيكون ذلك على ما يرام. كل شيء ممكن ، الشيء المهم هو أن تحاول دائمًا القيام بدورك.